EU-Sanktionen: Screening nachvollziehbar dokumentieren

EU-Sanktionsverordnungen gelten unmittelbar in jedem Mitgliedstaat und richten sich nicht nur an Banken, sondern an alle natürlichen und juristischen Personen. Auch Kanzleien, Notariate und Treuhänder müssen sicherstellen, dass sie keine Gelder oder wirtschaftlichen Ressourcen für gelistete Personen bereitstellen. Entscheidend ist dabei nicht nur der Abgleich selbst, sondern der Nachweis, wann und wogegen geprüft wurde.

Was gilt

• Einfrieren: Gelder und wirtschaftliche Ressourcen gelisteter Personen und Organisationen sind einzufrieren.
• Bereitstellungsverbot: Gelistete Personen dürfen weder direkt noch indirekt Gelder oder wirtschaftliche Ressourcen erhalten. Das betrifft auch Zahlungen über Dritte oder Treuhandkonstruktionen.
• Eigentum und Kontrolle: Nach der Praxis der EU-Institutionen können auch Unternehmen betroffen sein, die zu mehr als 50 Prozent im Eigentum gelisteter Personen stehen oder von ihnen kontrolliert werden. Deshalb gehören wirtschaftliche Eigentümer in den Abgleich.
• Meldepflichten: Eingefrorene Gelder und relevante Treffer sind der zuständigen nationalen Behörde zu melden.

Was ein belastbares Screening ausmacht

1. Zeitpunkt: Prüfen Sie bei Mandatsannahme und danach laufend. Sanktionslisten ändern sich häufig, ein einmaliger Abgleich verliert schnell seinen Wert.
2. Umfang: Berücksichtigen Sie Mandanten, wirtschaftliche Eigentümer, vertretungsbefugte Personen und, wo relevant, Gegenparteien und Zahlungsempfänger.
3. Treffer bewerten: Schreibweisen, Transliteration und Namensgleichheit erzeugen Treffer, die geklärt werden müssen. Ein Treffer wird bewertet und begründet, nie einfach ignoriert.
4. Ergebnis festhalten: Auch ein Abgleich ohne Treffer ist ein Ergebnis, das belegt werden sollte.

Was Sie dokumentieren sollten

• Datum und Uhrzeit des Abgleichs
• Verwendete Liste und Listenstand
• Geprüfte Personen und Unternehmen
• Ergebnis und, bei Treffern, die Begründung der Entscheidung
• Wer den Abgleich durchgeführt oder freigegeben hat

Warum die Dokumentation entscheidet

Im Prüf- oder Streitfall zählt, was Sie belegen können. Ein Abgleich, der sich nicht nachweisen lässt, hilft kaum weiter. Ein revisionssicheres Protokoll mit Datum, Listenstand und Ergebnis zeigt dagegen, dass Sie Ihre Pflichten ernst nehmen und strukturiert erfüllen.

Digitale Werkzeuge nehmen Ihnen dabei die Fleißarbeit ab: Sie gleichen automatisiert gegen aktuelle Listen ab und erzeugen das Protokoll gleich mit.

Quelle: Verordnung (EU) Nr. 269/2014 auf EUR-Lex als Beispiel für eine EU-Sanktionsverordnung mit Vermögenseinfrierung und Bereitstellungsverbot