Kanzlei-Risikoanalyse: typische Lücken und wie Sie sie schließen

Geldwäscheprävention in einer Kanzlei beginnt mit der Risikoanalyse. Sie legt fest, wo die Kanzlei besonders exponiert ist, wie intensiv Mandate geprüft werden und welche Maßnahmen angemessen sind. Die Erwartung ist klar: Die Analyse soll auf die eigene Kanzlei zugeschnitten, nachvollziehbar dokumentiert und aktuell sein. In der Praxis scheitert sie selten am Willen, sondern an Aufwand, Dokumentation und Aktualität.

Die fünf typischen Lücken

1. Pauschale Risikofaktoren

Vorlagen sind ein guter Start, aber keine fertige Analyse. Wenn Risikofaktoren unverändert übernommen werden, bildet das Ergebnis nicht ab, wie die eigene Mandantenstruktur tatsächlich aussieht: Branchen, Herkunftsländer, Mandatsarten und Vertriebswege gewichten sich in jeder Kanzlei anders.

2. Einmal erstellt, nie aktualisiert

Eine Risikoanalyse ist eine Momentaufnahme. Neue Mandatsarten, Änderungen der Rechtslage oder neue Erkenntnisse zu Risiken machen sie schnell unvollständig. Sinnvoll ist ein fester Rhythmus, ergänzt durch klar definierte Anlässe für eine Überarbeitung.

3. Kein erkennbarer Bezug zu den Maßnahmen

Das Ergebnis der Analyse muss Konsequenzen haben: Welche Mandate lösen vereinfachte, welche verstärkte Sorgfaltspflichten aus? Ist diese Verbindung nicht nachvollziehbar dokumentiert, wirkt die Analyse wie eine Pflichtübung.

4. Verstreute Dokumentation

Analyse in Word, Mandantenprüfung in Excel, Nachweise im E-Mail-Postfach. Wer im Prüfungsfall alles zusammensuchen muss, verliert Zeit und riskiert Lücken.

5. Keine Verbindung zur Mandatsebene

Die Risikoanalyse der Kanzlei und die Bewertung des einzelnen Mandats greifen oft nicht ineinander. Das Gesamtbild und der Einzelfall sollten sich gegenseitig stützen.

So gehen Sie vor

1. Risikofaktoren erheben: Mandanten, Länder, Leistungen und Vertriebswege der eigenen Kanzlei erfassen.
2. Gewichten: Aus den Faktoren ein Gesamtrisiko ableiten und die Gewichtung begründen.
3. Maßnahmen zuordnen: Festlegen, welche Sorgfaltspflichten bei welchem Risiko gelten.
4. Aktualisierung festlegen: Rhythmus und Anlässe definieren, Verantwortliche benennen.
5. Alles an einem Ort dokumentieren: Stand, Änderungen und Freigaben nachvollziehbar festhalten.

Wo digitale Werkzeuge helfen

Eine strukturierte Software führt durch die Risikofaktoren, rechnet das Ergebnis nachvollziehbar aus, hält Änderungen fest und erinnert an die nächste Überprüfung. So entsteht die Dokumentation nebenbei, statt als zusätzliche Aufgabe.

Wie gut Ihre Kanzlei aktuell aufgestellt ist, zeigt der kostenlose Compliance-Score von sKYCo in wenigen Minuten.